Grâce aux options de réponse, de transfert et de copie cachée, vous pouvez décider si vous souhaitez que les messages arrivent dans BizzBizz.io ou directement dans votre boîte Gmail, Outlook, ProtonMail, etc.
1. Où configurer les options ?
📍 Rendez-vous dans :
Paramètres > Envoi des email > Paramètres de réponse et de transfert
Vous y trouverez 4 réglages importants :
Adresse de Transfert
Objectif : recevoir une copie des réponses dans une autre boîte mail, tout en conservant la discussion dans votre CRM.
Le message du contact reste visible dans l’onglet Conversations de votre espace BizzBizz.io.
Une copie (CC) est envoyée à l’adresse que vous aurez définie.
👉 Vous pouvez ajouter plusieurs adresses, séparées par une virgule.
Exemple : [email protected], [email protected]
2. Adresse de Réponse
Objectif : rediriger toutes les réponses directement vers une autre adresse (sans qu’elles apparaissent dans BizzBizz.io).
Idéal si vous souhaitez gérer les réponses uniquement dans Gmail, Outlook, etc.
Cela désactive la centralisation des échanges dans votre CRM.
🐝 L’astuce de Beezy : Si vous répondez depuis Gmail, vos messages ne seront pas enregistrés dans l’historique du contact. Pour conserver la trace dans BizzBizz.io, préférez les réponses internes.
3. Emails en BCC (copie cachée)
Objectif : recevoir une copie automatique de tous les emails envoyés via votre système.
Très utile pour suivre les échanges depuis une autre boîte mail.
Le contact ne voit pas que vous recevez une copie (copie carbone cachée).
Configuration :
Paramètres > Services Email > Paramètres de réponse et de transfert > Emails BCC
4. Transfert vers l’utilisateur assigné
Objectif : que l’utilisateur assigné au contact reçoive automatiquement les réponses dans sa propre messagerie.
Fonctionne comme une adresse de transfert automatique.
L’adresse utilisée est celle définie dans :
Paramètres > Mon Équipe > Modifier l’utilisateur > Email
2. Tableau récapitulatif
Option | À utiliser quand... | Effet | Où la configurer ? |
Adresse de Transfert | Vous voulez une copie des réponses ailleurs, sans perdre la trace dans le CRM. | La réponse arrive dans Conversations + en copie ailleurs. | Paramètres > Services Email |
Adresse de Réponse | Vous voulez recevoir les réponses directement dans Gmail, Outlook, etc. | L'email n'arrive que dans la boîte externe définie. | Paramètres > Services Email > Réponse |
Emails en BCC | Vous voulez une copie discrète de tous les emails sortants. | Envoi systématique d'une copie cachée. | Paramètres > Services Email > Emails BCC |
Transfert vers utilisateur | Chaque membre de l'équipe doit recevoir ses propres réponses. | Redirige les réponses vers l’utilisateur assigné. | Mon Équipe > Modifier > Email utilisateur |
3. Questions fréquentes
Q : Est-ce que les pièces jointes sont aussi transférées ?
Non. Les transferts (Transfert, BCC, Réponse) ne prennent pas en charge les fichiers joints. Pour les voir, connectez-vous à l’onglet Conversations.
Q : Mes adresses de transfert ne s’enregistrent pas ?
Assurez-vous qu’elles sont bien au bon format. Certaines adresses peuvent être bloquées si :
elles sont invalides
elles sont déjà utilisées comme domaine d’envoi dédié
Conclusion
Grâce à ces réglages, vous pouvez :
Recevoir vos emails là où c’est le plus pratique pour vous
Garder ou non une trace dans votre CRM
Centraliser la communication dans l’équipe
🐝 L’astuce de Beezy : Pour un fonctionnement optimal, utilisez l’adresse de transfert en complément du CRM plutôt qu’en remplacement. Vous profitez ainsi du tracking et de votre boîte mail favorite.