Deux méthodes possibles
Méthode | Quand l’utiliser ? |
1. Notifications intégrées au calendrier | Pour des rappels simples, rapides à mettre en place |
2. Workflow automatisé de rappels personnalisés | Pour une stratégie plus complète, multicanal et dynamique |
Méthode 1 – Utiliser les notifications intégrées au calendrier
Étape 1 – Accéder aux paramètres du calendrier
Allez dans Agenda > Paramètres du calendrier
Sélectionnez le calendrier concerné et cliquez sur le stylo "Modifier le calendrier".
Cliquez sur l’onglet Notifications & options supplémentaires
Étape 2 – Choisir les types de notifications à activer
Vous pouvez activer ou désactiver les rappels suivants :
Confirmation (en attente ou validée)
Non confirmé
Annulation ou replanification
Rappel automatique avant le RDV
Suivi après le RDV
Pour chaque type, vous choisissez :
Si le client reçoit le message
Si vous ou un membre de votre équipe recevez une notification
Si une adresse email personnalisée doit être notifiée
Étape 3 – Personnaliser les contenus
Cliquez sur une notification (ex : Annulation)
Activez l’envoi par email
Choisissez un modèle ou écrivez votre propre message
Ajoutez des variables dynamiques :
{{contact.name}},{{appointment.start_time}}, etc.
🐝 L’astuce de Beezy : Ces notifications sont idéales pour les confirmations de rendez-vous simples ou les rappels basiques. Pas besoin de créer une automatisation complète.
Notifications In-App
Les notifications in-app sont entièrement personnalisables selon vos besoins.
Vous pouvez, par exemple, activer uniquement les notifications de confirmation pour un calendrier, tout en désactivant les autres types de notifications.
Calendriers d’événements :
Par défaut, ce sont les administrateurs du compte qui reçoivent les notifications.
Autres types de calendriers :
Par défaut, c’est l’utilisateur assigné au calendrier qui est sélectionné comme destinataire des notifications.
Méthode 2 – Créer un workflow de rappels personnalisés (recommandé)
Cette méthode vous permet de gérer plusieurs rappels (email, SMS, WhatsApp...), à différents moments, avec un parcours 100 % sur-mesure.
Étape 1 – Créer l’automatisation
Allez dans Automatisations > + Créer un flux de travail
Choisissez Recommencer
Ajoutez le déclencheur :
Option 1 : Rendez-vous pris par le client
Option 2 : Statut du rendez-vous. Vous pouvez choisir ce statut et filtrer pour que l'automatisation se déclenche lorsque le statut est "confirmé". Ainsi, même si vous créez manuellement un rdv pour le client, l'automatisation se déclenchera.
(Facultatif) Sélection d’un calendrier spécifique
Vous avez la possibilité de choisir un calendrier précis pour cibler votre automatisation.
👉 Si aucun calendrier n’est sélectionné, l’automatisation sera considérée comme universelle. Cela signifie qu’elle se déclenchera automatiquement, peu importe le calendrier concerné.
Étape 2 – Envoyer les messages de confirmation
Ajoutez directement après le déclencheur :
SMS de confirmation
Email de confirmation (détails, lien d’annulation, etc.)
🐝 L’astuce de Beezy : Utilisez les balises dynamiques pour personnaliser sans effort :
{{appointment.date}}, {{appointment.location}}, {{contact.first_name}}
Étape 3 – Ajouter les rappels programmés
Ajoutez l’action Attendre > Event / Appointment Time
Définissez un délai avant le RDV :
→ 2 jours avant
→ 1 jour avant
→ 1 heure avant…
Après chaque attente, ajoutez l’action souhaitée :
→ Envoyer un email de rappel
→ Envoyer un SMS
→ Notification interne à un membre de l’équipe
Vous pouvez enchaîner autant de séquences “Attendre + Envoyer” que nécessaire.
Étape 4 – Publier votre automatisation
Quand tout est en place, cliquez sur Publier pour activer le workflow.
Exemples de rappels efficaces à programmer
Quand | Action |
2 jours avant | Email de rappel + lien d’annulation ou modification |
1 jour avant | SMS de rappel + nom du conseiller |
1h avant | Notification interne à l’équipe |
1h après le RDV | Email de remerciement ou lien vers un formulaire de satisfaction |
Ce qu’il faut retenir
Activez les notifications intégrées pour les rappels simples et immédiats
Créez un workflow complet pour des rappels multicanaux et un suivi client sur-mesure
Combinez plusieurs canaux : email, SMS, in-app, WhatsApp
Automatisez aussi le suivi post-RDV pour ne jamais laisser un client sans nouvelle
🐝 L’astuce de Beezy : Ajoutez un tag “RDV Confirmé” dans vos rappels – vous pourrez ensuite créer des automatisations spécifiques pour les clients sérieux, sans relancer ceux qui n’honorent pas leurs créneaux.