Étape 1 – Accéder aux automatisations
Allez dans Automatisation > Workflow > + Créer un flux de travail > Sélectionnez à partir d'un modèle
Option : utilisez le modèle “Recette - Confirmation et rappels d'inscription au webinaire” si disponible
Étape 2 – Configurer le déclencheur
Le plus simple : déclencher l’automatisation quand le formulaire d’inscription au webinaire est rempli.
Déclencheur recommandé : Formulaire soumis
Sélectionnez le formulaire exact utilisé pour votre événement.
Si le formulaire ne s'affiche pas, supprimez puis recréez le filtre.
Étape 3 – Ajouter un tag
Ajoutez un tag clair dès l’inscription.
Exemples de tags utiles :
Inscrit – Webinaire JanvierWebinaire – Replay à envoyerParticipant Live
🐝 L’astuce de Beezy : Ce tag peut servir de déclencheur pour un second workflow de suivi ou de conversion (vente, relance…).
Étape 4 – Enregistrer la date de l’événement dans la fiche contact
Ajoutez une action “Mettre à jour champ personnalisé” ou “Définir date événement”.
Cela vous permettra ensuite de baser tous vos rappels sur cette date précise.
Ex : Date du webinaire = 15 Décembre à 14h00
Étape 5 – Ajouter les emails et rappels
Ajoutez un email de confirmation immédiatement après l’inscription.
Puis structurez vos rappels :
Action Attendre jusqu’à [événement] – 1 jour avant
→ Email : “Le grand jour approche !”Action Attendre jusqu’à [événement] – 1 heure avant
→ SMS ou Email : “On démarre dans 1h, voici le lien Zoom”Action Attendre jusqu’à [événement] – 5 minutes avant
→ Notification interne ou message WhatsApp si connecté
Étape 6 – Gérer les dates dépassées
Pour éviter d’envoyer des rappels à un contact inscrit trop tard, cochez “Ignorer si la date est déjà passée” dans vos actions d’attente.
🐝 L’astuce de Beezy : Activez cette option sur toutes vos actions temporelles (email, SMS, rappel), pour ne jamais envoyer un “C’est dans 1h !”... après l’événement.
Étape 7 – Ajouter un scénario post-événement
Après le Live, vous pouvez :
Envoyer un lien de replay aux absents
Tagguer les participants présents / absents
Ajouter à une séquence de vente ou d’appel découverte
Attendre 24h, puis envoyer une offre spéciale
Un contact s’inscrit après la tenue du webinaire ?
Redirigez-le automatiquement vers une page replay ou une liste d’attente pour la prochaine session.
Ajoutez un tag comme Inscription post-event.
Étape 8 – Finaliser et publier
Avant de publier, vérifiez les options suivantes :
Autoriser les entrées multiples si le contact peut participer plusieurs fois
Réentrée activée si vous voulez réutiliser cette automation pour d’autres dates
Puis cliquez sur Publier.
Précautions à prendre
Le formulaire d’inscription doit être opérationnel avant de lancer le workflow
Tous les emails doivent inclure les infos clés : date, heure, lien Zoom/Meet, support
Testez vous-même le parcours complet avant toute diffusion officielle
Bonnes pratiques
Utilisez des modèles d’emails personnalisables (confirmation, rappel, replay, relance…)
Préparez une séquence de relance commerciale juste après le webinaire
Clonez ce workflow pour vos prochains événements → gain de temps assuré
Ce qu’il faut retenir
Un bon webinaire ne s’improvise pas, et son automatisation non plus
Structurez vos rappels avant, vos relances après, et anticipez les cas particuliers
Combinez tag + date + actions d’attente pour des workflows puissants
Offrez à vos inscrits une expérience fluide et sans oublis
🐝 L’astuce de Beezy : Enregistrez votre webinaire et préparez dès maintenant un workflow spécifique "Replay à la demande" pour capitaliser sur l’événement… même après sa diffusion en direct.